3 nawyki, dzięki którym będziesz miał porządek w dokumentach

Zarówno w biurze, jak i w domowej przestrzeni możemy mieć do czynienia z licznymi dokumentami. Uporządkowanie ich wpływa korzystnie na ład w przestrzeni pracy, a także lepszą kontrolę nad tym, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty. To kluczowe w sytuacji, gdy potrzebujemy szybko się do nich dostać. W tym tekście pokażemy, jak wykorzystać trzy proste nawyki do tego, aby zachować porządek w biurowej lub domowej dokumentacji.

Podział dokumentów ze względu na ich rodzaj

Pierwszym nawykiem jest dzielenie dokumentów ze względu na ich rodzaj. W ten sposób łatwo oddzielimy od siebie dokumenty księgowe, dokumenty administracyjne, dokumenty pracownicze i inne. Ponadto podział może wchodzić głębiej, tzn. dokumenty księgowe możemy dalej dzielić na: bilanse, faktury przychodowe, faktury kosztowe, bartery i inne. Ułatwieniem w porządkowaniu dokumentów w ten sposób z pewnością będą dedykowane kuwety, teczki o różnej kolorystyce, segregatory, czy też naklejki samoprzylepne. Sposób przechowywania dokumentów zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji każdej osoby, jednak oddzielenie ich już na samym początku sprawi, że nawet za jakiś czas bez trudu odnajdziemy interesujące nas egzemplarze. Dokumenty można segregować także ze względu na ich ważność lub datę wystawienia.

Niszczenie i archiwizacja dokumentów

Kolejnym przydatnym nawykiem jest archiwizacja dokumentów. Jeżeli wybrane dokumenty możemy z powodzeniem zarchiwizować, to należy to zrobić. W tym celu warto przygotować osobne pomieszczenie (w większych firmach), szafę lub też segregator. Dokumenty trzymane w archiwum powinny być starannie oznaczone i zachowane przez minimalny okres ich ważności. Będzie on różny w zależności od typu i rodzaju dokumentacji, dlatego w przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto skontaktować się ze specjalistą.

Niepotrzebne dokumenty warto od razu utylizować. Niszczenie zbędnych papierów sprawia, że łatwiej zachować porządek w miejscu pracy lub w domu. Jeżeli jakieś dokumenty nie będą nam potrzebne, to warto od razu je zniszczyć i wyrzucić. Dotyczy to między innymi czasowych ofert, czy też dokumentów zawierających wrażliwe dane kontaktowe i firmowe. Do tego zadania przyda się wydajna niszczarka do dokumentów. Dzięki niej zyskamy gwarancję prawidłowej utylizacji dokumentów i tego, że zawarte w nich dane nie zostaną ponownie wykorzystane. Ponadto wióry papierów są dużo łatwiejsze w przechowywaniu i zajmują mniej miejsca. Uporządkowane biuro korzystnie wpłynie na samopoczucie i efektywność pracownika.

Zajmij się dokumentami od razu

Kolejnym dobrym nawykiem jest praca z dokumentami od razu po ich otrzymaniu. Nie powinniśmy zostawiać tego na potem, ponieważ szybko rosnąca sterta papierów może działać na nas demotywująco. Im więcej ich będzie, tym trudniej będzie je uporządkować. W takich sytuacjach może dojść także do przeoczenia ważnego dokumentu, co może mieć dla nas przykre konsekwencje prawne, finansowe lub zawodowe.

Te trzy nawyki możemy wprowadzić do swojego życia już dziś, a bardzo szybko dostrzeżemy łatwość, z jaką przychodzi nam uporządkowanie dokumentów i utrzymywanie tego stanu.