Zagrożenia płynące z wyrzucania dokumentów do kosza
Dokumentacja firmowa, w dużej mierze o poufnym lub tajnym charakterze, często trafia do kosza na śmieci zamiast do niszczarki. Jest to zaniedbanie o dużej wadze i może skończyć się nieprzyjemnie dla właściciela firmy, w której doszło do takiego incydentu. Przyczyny tego typu zaniedbań mogą być różne, do najczęstszych należą: brak świadomości pracowników; nieodpowiedzialność, lenistwo lub celowe działania personelu; błędy ludzkie; brak odpowiedniego sprzętu umożliwiającego prawidłowe niszczenie dokumentów; brak jednoznacznych instrukcji postępowania z przetwarzaną dokumentacją. W ogólnym rozrachunku wszystko skupia się wokół osób odpowiedzialnych za niszczenie dokumentów i ich woli, dlatego dla pracodawców powinno być bardzo ważne, aby uczulać swoich pracowników i wprowadzić odpowiednie instrukcje postępowania z dokumentacją. Tylko w taki sposób możliwe jest osiągnięcie względnego bezpieczeństwa informacji i oddalenie zagrożeń wynikających z nieprawidłowej utylizacji lub jej braku.
Kary wynikające z nieprzestrzegania prawa i obowiązujących rozporządzeń
Wyrzucanie dokumentacji jest niezgodne z polskim prawem, które wyraźnie nakazuje niszczenie dokumentów firmowych w taki sposób, aby nie było możliwe ponownie odczytanie ich treści. Nie niszcząc dokumentacji, nie stosujesz się do wymogów prawa, co może skutkować skierowaniem sprawy do prokuratury. Ponadto nie niszcząc dokumentacji z danymi osobowymi narażasz się niewłaściwe przetwarzanie dokumentacji w myśl RODO, co może skutkować wysokimi karami grzywny – do 2 milionów Euro lub 2% rocznych dochodów przedsiębiorstwa, a w rażących przypadkach do 4 milionów Euro lub 4% rocznych dochodów. Dokumentacja z danymi osobowymi nie powinna być przetwarzana dłużej niż to konieczne, a po okresie wynikającym z realizacji celów przetwarzania lub karencji dokumentu powinna zostać niezwłocznie zniszczona.
Zagrożenia związane z ujawnieniem informacji niejawnych
Dokumenty, które nie są prawidłowo niszczone, trafiają najczęściej do lasu, do jakichś pustostanów lub na śmietniki. Takie sprawy są nagłaśniane kilka razy w roku, a okoliczności tych spraw często bada prokuratura. W takich przypadkach nie kończy się na karze mandatu za zaśmiecanie lasów czy innych przestrzeni i pokryciu kosztów prawidłowej utylizacji odpadów. Dodajmy, że to nie jedyne zagrożenie w takich wypadkach. Wyrzucane dokumenty mogą trafić w niepowołane ręce. Kiedy Ty coś wyrzucasz, ktoś inny może to znaleźć i wykorzystać do własnych celów. Szantażysta, złodziej danych osobowych, ktoś, kto bez problemu sprzeda informacje o Twojej firmie konkurencji. Możliwości jest wiele, a te, w których sprawą zajmuje się policja, są możliwie najlepszymi. W dzisiejszych czasach każdy chce chronić swoją prywatność i w pewien sposób jest uczulony na tym punkcie. Wycieki danych z różnorakich firm skutkują spadkiem zaufania wobec nich, a to z kolei przekłada się na liczbę klientów korzystających z jej usług. Chyba prosty rozrachunek?
Skuteczne sposoby niszczenia dokumentacji
Do bezpiecznego niszczenia dokumentów w granicach polskiego prawa wystarczy tak niewiele… Ot zwykła niszczarka biurowa i nieco samozaparcia Twoich pracowników. W przypadku, kiedy niszczenie akt odbywa się bezpośrednio w Twojej firmie, warto posiadać wypracowane standardy przetwarzania dokumentacji na każdym jej etapie. Edukacja pracowników jest kluczem do sukcesu! Jeśli nie posiadasz odpowiedniego zaplecza biurowego i personalnego, aby skutecznie radzić sobie z niszczeniem dokumentacji bieżącej, zamiast wyrzucać dokumenty do kosza, możesz zwrócić się o pomoc do firmy zewnętrznej, zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Za pomocą jednego telefonu możesz rozwiązać problem stale powiększających się stosów papierów w swoim przedsiębiorstwie i to zgodnie z prawem i obowiązującymi normami. Firmy z branży mobilnego niszczenia dokumentów posiadają szeroki wachlarz usług, które możesz dopasować do swoich potrzeb. Wystarczy zapoznać się z ich ofertą zamiast wyrzucać dokumenty.
Dodaj komentarz